Zalo Business Solutions cung cấp ZBS Template Message – giải pháp tin nhắn doanh nghiệp theo mẫu, cho phép doanh nghiệp gửi các nội dung giao dịch và chăm sóc khách hàng thông qua Zalo Official Account (OA), theo những điều kiện và chính sách của nền tảng.
Vậy ZBS Template Message là gì? Giải pháp này hoạt động như thế nào, có những loại mẫu tin nào và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. ZBS Template Message là gì?
ZBS Template Message là dịch vụ gửi tin nhắn doanh nghiệp theo mẫu (Template), được đăng ký và kiểm duyệt trước bởi Zalo Business Solutions. Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp gửi thông tin đến người dùng Zalo thông qua định danh UID hoặc số điện thoại có liên kết với tài khoản Zalo, dưới tên Zalo Official Account của doanh nghiệp.
Khác với tin nhắn văn bản thông thường, ZBS Template Message sử dụng cấu trúc nội dung được thiết lập sẵn. Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu tin với các thành phần như văn bản, hình ảnh, bảng thông tin, nút hành động và tham số cá nhân hóa để truyền tải nội dung phù hợp với từng giao dịch hoặc tình huống chăm sóc khách hàng.
Ví dụ, khi khách hàng đặt hàng thành công tại một cửa hàng, doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn xác nhận gồm:
Tên khách hàng.
Mã đơn hàng.
Danh sách sản phẩm.
Tổng giá trị đơn hàng.
Trạng thái giao dịch.
Nút tra cứu đơn hàng hoặc liên hệ hỗ trợ.
Những thông tin này được hiển thị theo cấu trúc mẫu đã đăng ký, trong đó các dữ liệu thay đổi theo từng khách hàng sẽ được hệ thống truyền vào khi gửi tin.
2. ZBS Template Message hoạt động như thế nào?
Về cơ bản, ZBS Template Message vận hành thông qua hệ thống API, kết nối giữa nền tảng Zalo và hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Quy trình có thể hình dung qua 5 bước:
Bước 1: Phát sinh giao dịch hoặc sự kiện cần thông báo
Khách hàng thực hiện một hoạt động với doanh nghiệp như đặt hàng, thanh toán, đăng ký tài khoản, đặt lịch hoặc sử dụng dịch vụ.
Bước 2: Hệ thống doanh nghiệp ghi nhận thông tin
Thông tin liên quan đến giao dịch được lưu trữ trong hệ thống quản lý bán hàng, CRM, website, ứng dụng hoặc phần mềm vận hành của doanh nghiệp.
Bước 3: Hệ thống gọi API gửi ZBS Template Message
Dựa trên sự kiện phát sinh, hệ thống lựa chọn mẫu tin đã được phê duyệt và truyền dữ liệu tương ứng như tên khách hàng, mã đơn hàng, giá trị giao dịch hoặc thời gian hẹn.
Bước 4: Zalo xử lý và gửi tin đến người dùng
Zalo tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra các điều kiện gửi tin và thực hiện gửi theo phương thức UID hoặc số điện thoại phù hợp.
Bước 5: Khách hàng tiếp nhận và tương tác
Khách hàng nhận thông báo dưới tên OA doanh nghiệp. Tùy theo cấu trúc mẫu tin, người dùng có thể thực hiện các thao tác như xem thông tin, truy cập website, tra cứu đơn hàng, gọi điện hoặc gửi phản hồi.
Nhờ cơ chế này, doanh nghiệp có thể kết nối các sự kiện trong quy trình vận hành với hoạt động thông báo và chăm sóc khách hàng, giảm sự phụ thuộc vào thao tác gửi tin thủ công.
3. Các loại ZBS Template Message phổ biến
ZBS Template Message hỗ trợ nhiều dạng mẫu tin, đáp ứng các nhu cầu khác nhau trong hoạt động giao dịch và chăm sóc khách hàng.
3.1. Mẫu tin tùy chỉnh (Custom Template)
Đây là dạng mẫu cho phép doanh nghiệp thiết kế nội dung theo nhu cầu sử dụng, trong phạm vi quy định của Zalo.
Doanh nghiệp có thể kết hợp các thành phần văn bản, hình ảnh, bảng thông tin, tham số động và nút hành động để tạo ra mẫu tin phù hợp với quy trình kinh doanh.
Một số tình huống ứng dụng:
Xác nhận đơn hàng sau khi khách mua sản phẩm.
Thông báo trạng thái vận chuyển.
Cập nhật thông tin dịch vụ.
Thông báo quyền lợi hoặc nội dung hậu mãi phù hợp.
Gửi thông tin liên quan đến tài khoản khách hàng.
Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ có thể thiết kế mẫu tin xác nhận đơn hàng gồm mã đơn, sản phẩm, tổng thanh toán và nút tra cứu trạng thái giao hàng.
3.2. Mẫu tin xác thực (OTP Template)
Mẫu tin xác thực được sử dụng để gửi mã OTP phục vụ các hoạt động xác minh danh tính hoặc xác nhận thao tác của người dùng.
Các trường hợp phổ biến gồm:
Xác thực khi đăng ký tài khoản mới.
Xác nhận đăng nhập.
Đổi hoặc khôi phục mật khẩu.
Xác nhận giao dịch trực tuyến.
Thông thường, nội dung mẫu tin sẽ có mã xác thực, thời hạn hiệu lực và thông tin website hoặc ứng dụng sử dụng mã. Điều này giúp người dùng nhận biết mục đích của mã OTP và thực hiện thao tác tương ứng.
3.3. Mẫu tin đánh giá dịch vụ
Mẫu tin đánh giá dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thu thập phản hồi từ khách hàng sau khi hoàn tất giao dịch hoặc sử dụng dịch vụ.
Thay vì chủ động liên hệ từng khách hàng để xin đánh giá, doanh nghiệp có thể gửi thông báo kèm lựa chọn đánh giá trực tiếp trong tin nhắn.
Ví dụ:
Khách hàng đánh giá chất lượng giao hàng.
Khách hàng đánh giá trải nghiệm tại cửa hàng.
Khách hàng phản hồi về chất lượng dịch vụ bảo trì.
Khách hàng đánh giá mức độ hài lòng sau khi hoàn tất lịch hẹn.
Thông tin thu thập được có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi trải nghiệm khách hàng và xác định những điểm cần cải thiện.
3.4. Mẫu tin yêu cầu chuyển khoản hoặc thanh toán
Đối với doanh nghiệp có hoạt động thu phí, bán hàng trực tuyến hoặc cung cấp dịch vụ, việc gửi thông tin thanh toán rõ ràng là một phần quan trọng trong quy trình giao dịch.
Mẫu tin yêu cầu chuyển khoản có thể hỗ trợ hiển thị thông tin thanh toán và thao tác chuyển khoản nhanh ngay trong tin nhắn theo chức năng được hỗ trợ.
Một số tình huống ứng dụng:
Gửi thông tin thanh toán đơn hàng.
Nhắc khách hàng hoàn tất thanh toán theo giao dịch.
Cung cấp thông tin chuyển khoản.
Hỗ trợ khách hàng thực hiện thao tác thanh toán thuận tiện hơn.
3.5. Mẫu Voucher
Mẫu Voucher hỗ trợ doanh nghiệp gửi mã ưu đãi đến khách hàng dưới dạng mẫu tin có cấu trúc.
Người nhận có thể lưu voucher vào ví QR hoặc sao chép mã theo cách thức được thiết kế trong mẫu.
Doanh nghiệp có thể ứng dụng trong một số hoạt động hậu mãi như:
Gửi voucher theo quyền lợi thành viên.
Tặng mã ưu đãi sau khi khách hoàn tất giao dịch.
Gửi ưu đãi dành cho khách hàng đủ điều kiện.
Thông báo quyền lợi hoặc chương trình chăm sóc khách hàng.
Việc sử dụng mẫu Voucher cần tuân thủ mục đích gửi và quy định kiểm duyệt hiện hành.
3.6. Mẫu tin phản hồi nhanh (Quick Reply)
Mẫu phản hồi nhanh cho phép khách hàng lựa chọn câu trả lời hoặc thực hiện một thao tác thông qua các nút có sẵn trong tin nhắn.
Thay vì yêu cầu khách hàng soạn và gửi câu trả lời dài, doanh nghiệp có thể thiết kế các lựa chọn phù hợp với tình huống.
Ví dụ:
Xác nhận tham gia lịch hẹn.
Lựa chọn khung giờ tư vấn.
Xác nhận đã nhận hàng.
Phản hồi về trải nghiệm dịch vụ.
Lựa chọn nhu cầu hỗ trợ.
Hình thức này giúp đơn giản hóa quá trình phản hồi và hỗ trợ doanh nghiệp thu thập thông tin theo cấu trúc rõ ràng.
4. ZBS Template Message có những hình thức gửi nào?
ZBS Template Message hỗ trợ hai hình thức gửi chính: qua UID và qua số điện thoại trên Zalo.
4.1. Gửi tin qua UID
UID (User ID) là định danh người dùng đối với một tài khoản Zalo Official Account.
Với phương thức này, doanh nghiệp gửi mẫu tin đến người dùng thông qua UID tương ứng với OA.
Hình thức gửi qua UID phù hợp với doanh nghiệp đã có dữ liệu định danh người dùng trong quá trình tương tác với OA và muốn kết nối hoạt động gửi tin với hệ thống quản lý khách hàng.
4.2. Gửi tin qua số điện thoại
Với phương thức này, doanh nghiệp sử dụng số điện thoại của khách hàng để gửi ZBS Template Message đến tài khoản Zalo có liên kết với số điện thoại đó.
Hình thức này có thể phù hợp với doanh nghiệp đã ghi nhận số điện thoại khách hàng trong quá trình mua hàng, đăng ký hoặc sử dụng dịch vụ.
Tuy nhiên, việc có số điện thoại không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể gửi tin tùy ý. Người dùng cần đáp ứng điều kiện sử dụng dịch vụ của nền tảng và nội dung gửi phải phù hợp với chính sách ZBS Template Message.
Nên lựa chọn hình thức gửi nào?
Việc lựa chọn phương thức gửi phụ thuộc vào nguồn dữ liệu khách hàng, cách doanh nghiệp quản lý thông tin và mục đích triển khai.
Nếu doanh nghiệp quản lý người dùng theo UID OA, có thể cân nhắc phương thức gửi qua UID.
Nếu doanh nghiệp có dữ liệu số điện thoại hợp lệ và đáp ứng điều kiện gửi, có thể cân nhắc phương thức gửi qua số điện thoại.
Nếu doanh nghiệp đang vận hành hệ thống CRM hoặc phần mềm quản lý riêng, nên đánh giá khả năng tích hợp API để lựa chọn phương thức phù hợp.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra đơn giá, điều kiện và hạn mức của từng hình thức gửi trước khi triển khai.
5. Lợi ích của ZBS Template Message đối với doanh nghiệp
Khi được ứng dụng đúng mục đích và tích hợp với quy trình vận hành, ZBS Template Message có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hoạt động giao tiếp và chăm sóc khách hàng ở nhiều khía cạnh.
5.1. Tự động hóa hoạt động gửi thông báo
Doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống gửi tin theo các sự kiện phát sinh như tạo đơn hàng, thanh toán, cập nhật trạng thái hoặc hoàn tất dịch vụ.
Nhờ đó, những thông báo lặp lại không cần phải được nhân viên thực hiện thủ công từng lần. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn hoặc nhiều quy trình cần cập nhật thông tin cho khách hàng.
5.2. Cá nhân hóa nội dung theo từng giao dịch
Thông qua các tham số động trong Template, doanh nghiệp có thể truyền dữ liệu thực tế vào mẫu tin khi gửi.
Ví dụ, cùng một mẫu xác nhận đơn hàng có thể hiển thị mã đơn, tên khách hàng, sản phẩm và tổng giá trị khác nhau tùy từng giao dịch.
Cách triển khai này giúp nội dung thông báo cụ thể, dễ hiểu và gắn với tình huống thực tế của người nhận hơn.
5.3. Trình bày thông tin trực quan và chuyên nghiệp
ZBS Template Message hỗ trợ nhiều thành phần hiển thị như logo, hình ảnh, bảng thông tin, văn bản và nút hành động.
Thay vì chỉ gửi một đoạn văn bản dài, doanh nghiệp có thể tổ chức thông tin theo cấu trúc rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng nhận biết nội dung quan trọng và thao tác khi cần.
5.4. Tăng khả năng tương tác trong quá trình chăm sóc
Một số mẫu tin cho phép tích hợp nút gọi điện, truy cập website, đánh giá dịch vụ, phản hồi nhanh hoặc thực hiện thao tác khác theo loại Template được hỗ trợ.
Nhờ đó, khách hàng có thể tiếp tục hành trình sử dụng dịch vụ ngay từ nội dung tin nhắn mà không phải tìm kiếm lại thông tin ở nhiều nơi.
5.5. Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng
Doanh nghiệp có thể xây dựng các mẫu tin tương ứng với từng giai đoạn trong hành trình khách hàng: xác thực tài khoản, xác nhận giao dịch, cập nhật thông tin, nhắc lịch hoặc chăm sóc sau mua.
Việc chuẩn hóa nội dung giúp các bộ phận liên quan sử dụng thông tin thống nhất hơn, đồng thời hỗ trợ theo dõi hoạt động gửi tin trên hệ thống.
6. Điều kiện và quy định doanh nghiệp cần biết khi sử dụng ZBS Template Message
Để sử dụng ZBS Template Message, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về tài khoản, nội dung mẫu tin và đối tượng nhận tin theo quy định của Zalo Business Solutions.
6.1. Chuẩn bị các tài khoản cần thiết
Theo hướng dẫn triển khai chính thức, doanh nghiệp cần thiết lập và liên kết ba thành phần:
Tài khoản ZBS: Dùng để tạo và quản lý Template, số dư, chi phí và báo cáo dịch vụ.
Zalo Official Account (OA): Tài khoản chính thức của doanh nghiệp, hiển thị với khách hàng ở vai trò người gửi.
Ứng dụng (AppID): Thành phần đại diện cho ứng dụng kết nối và gửi tin qua API.
Doanh nghiệp cần thực hiện các bước liên kết và ủy quyền giữa các tài khoản theo hướng dẫn của nền tảng.
6.2. Mẫu tin phải được đăng ký và kiểm duyệt
Mọi mẫu tin ZBS Template Message cần được đăng ký và kiểm duyệt trước khi sử dụng.
Nội dung cần đảm bảo:
Đúng mục đích gửi và phân loại phù hợp.
Có cấu trúc theo tiêu chuẩn kỹ thuật.
Thông tin rõ ràng, không gây nhầm lẫn.
Phù hợp với giao dịch hoặc mối quan hệ dịch vụ phát sinh.
Không chứa nội dung vi phạm chính sách hoặc pháp luật.
Theo tài liệu hướng dẫn hiện hành, thời gian xử lý đăng ký hoặc thay đổi cấu trúc mẫu tin thường trong khoảng 2–3 ngày làm việc. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị nội dung trước khi đưa vào vận hành.
6.3. Đáp ứng điều kiện về người nhận và sự kiện phát sinh
Theo chính sách chung của ZBS Template Message, người dùng cuối cần có giao dịch trước đó với doanh nghiệp và số điện thoại gắn với tài khoản Zalo.
Bên cạnh đó, việc khởi tạo lệnh gửi tin phải gắn với sự kiện giao dịch phù hợp, nội dung được duyệt và các điều kiện khác của nền tảng.
Doanh nghiệp không nên sử dụng dữ liệu số điện thoại thu thập từ nguồn không rõ ràng để gửi tin hàng loạt. Trong trường hợp cần xác minh, Zalo có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng từ hoặc cơ sở chứng minh mối quan hệ giao dịch với người nhận.
6.4. Tuân thủ quy định về nội dung và tần suất gửi
ZBS Template Message không phải công cụ gửi quảng cáo đại trà không giới hạn.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mục đích đã đăng ký, không gửi nội dung sai lệch hoặc không liên quan đến giao dịch và quan hệ dịch vụ với người nhận.
Ngoài ra, chính sách quy định thời điểm khởi tạo lệnh gửi tin không vượt quá 7 ngày trước hoặc sau ngày phát sinh sự kiện, đồng thời giới hạn việc khởi tạo lệnh theo từng thay đổi trạng thái sự kiện giao dịch.
Đối với các trường hợp hậu mãi hoặc khuyến mãi, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng phân loại, đáp ứng điều kiện bổ sung và kiểm tra quy định kiểm duyệt mới nhất trước khi đăng ký mẫu.
Kết luận
ZBS Template Message là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa hoạt động gửi thông báo, xác thực và chăm sóc khách hàng trên Zalo. Với khả năng sử dụng mẫu tin có cấu trúc, cá nhân hóa nội dung và tích hợp vào hệ thống vận hành, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình giao tiếp rõ ràng hơn tại nhiều điểm chạm trong hành trình khách hàng.
Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đúng mục đích sử dụng, lựa chọn loại Template phù hợp, chuẩn bị dữ liệu hợp lệ và tuân thủ các quy định kiểm duyệt của nền tảng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu cách ứng dụng ZBS Template Message vào hoạt động kinh doanh, hãy liên hệ ZBS.vn để được tư vấn phương án triển khai, tích hợp và tối ưu quy trình gửi tin phù hợp với nhu cầu thực tế.
